Locadoras terão até dezembro de 2026 para se adaptar ao novo modelo de nota fiscal

O segmento de locação de veículos terá uma importante mudança em sua rotina fiscal a partir de 1º de dezembro de 2026. Nessa data, passa a ser obrigatória a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, a NFS-e, no padrão nacional para as operações de locação de bens móveis. O novo documento substituirá o modelo tradicional de fatura de locação utilizado pelo setor. 

A data foi definida pelo Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, publicado no Diário Oficial da União em 31 de julho. O cronograma escalonado procura oferecer mais tempo para que empresas, administrações tributárias e fornecedores de tecnologia realizem as adaptações necessárias à implementação do Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, e da Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS. 

Embora a obrigatoriedade tenha sido estabelecida para dezembro, a recomendação é que as locadoras iniciem imediatamente a preparação. Segundo Ítalo Santana, contador e diretor da Mobility Contabilidade para Locadoras, a mudança representa um dos principais efeitos operacionais da Reforma Tributária sobre o segmento. 

“Durante décadas, as locadoras estiveram habituadas à emissão de faturas de locação. Agora, entramos em uma nova fase, na qual será necessário emitir a nota fiscal eletrônica dentro de um padrão nacional e com as informações exigidas pela nova legislação tributária”, explica. 

A alteração não se limita à substituição de um documento por outro. As empresas precisarão revisar seus procedimentos internos, verificar a compatibilidade dos sistemas de gestão e alinhar as mudanças com os fornecedores de softwares utilizados na operação. 

“As locadoras precisam aproveitar os próximos meses para confirmar se seus sistemas estão preparados para emitir a nota fiscal no novo padrão. Também será necessário contar com apoio fiscal para configurar corretamente o documento, considerando a legislação vigente e as características de cada operação”, orienta Ítalo Santana. 

Outro cuidado importante será garantir que as integrações tecnológicas estejam concluídas antes do início da obrigatoriedade. A antecipação pode evitar dificuldades operacionais, inconsistências fiscais, rejeições de documentos e atrasos no faturamento das empresas. 

“Deixar essa adaptação para a última hora pode comprometer a operação da locadora. Uma falha na emissão da nota fiscal pode gerar atrasos, transtornos para os clientes e riscos de não conformidade. Por isso, o diálogo com os fornecedores de tecnologia e com a contabilidade deve começar agora”, destaca. 

Além da atualização dos sistemas, Ítalo chama a atenção para a necessidade de revisão dos contratos firmados com clientes e fornecedores. A nova sistemática de tributação poderá produzir reflexos sobre preços, responsabilidades, repasses tributários e outras condições comerciais. 

“Os contratos também precisam ser analisados, porque a Reforma Tributária poderá alterar a forma como os tributos incidem sobre as operações. Essa revisão é importante para assegurar conformidade jurídica e fiscal, além de reduzir possíveis conflitos entre as partes”, afirma. 

Para Leonardo Soares, Diretor Executivo do SINDLOC-MG, as locadoras que iniciarem a adaptação desde já terão melhores condições de atravessar o período de transição. “Quem se preparar com antecedência terá uma mudança muito mais segura, eficiente e organizada. O prazo adicional deve ser entendido como uma oportunidade para revisar processos e não como um motivo para adiar as providências necessárias”, conclui Leonardo.