Atenção: Locadoras terão que emitir nota fiscal eletrônica a partir de 2026

Uma locadora de veículos que atua há anos com contratos simples, recibos/faturas vai precisar mudar sua rotina a partir de janeiro de 2026. Com a entrada em vigor das novas regras da reforma tributária, todas as operações de aluguel precisarão ser formalizadas com nota fiscal eletrônica. 

A exigência está prevista na Lei Complementar nº 214/2025, que regulamenta o novo modelo tributário aprovado pela Emenda Constitucional nº 132/2023. Segundo Ítalo Santana, do Grupo Mobility, a obrigatoriedade surge com a criação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), tributos que substituem o ICMS, ISS, PIS e COFINS. 

“Antes da aprovação da reforma tributária, as locadoras não precisavam emitir nota em todas as operações, porque a locação de bens móveis não gerava ICMS e, em muitos casos, também não havia incidência do ISS”, explica Ítalo. “Com a reforma, toda cessão de uso onerosa deverá ser documentada por nota fiscal eletrônica, o que garante rastreabilidade, padronização e segurança jurídica para o cliente e para a tomada de créditos de forma legitima.” 

IMPACTOS 

A nova exigência deve provocar mudanças significativas no funcionamento das locadoras, tanto na área tributária quanto na gestão operacional. No campo fiscal, será necessário revisar o modelo de apuração dos tributos, já que a emissão da nota fiscal influencia diretamente no cálculo do IBS e da CBS, no valor final cobrado dos clientes e na escrituração contábil. Além disso, surgem regras específicas sobre como os clientes poderão aproveitar créditos fiscais, o que exige atenção redobrada na elaboração dos documentos. 

Do ponto de vista operacional, segundo Ítalo, recomenda-se o investimento em um sistema de emissão de nota fiscal especializado no segmento de locação, que realize a integração das informações aos demais softwares de gestão (ERPs) utilizados, além de promover treinamentos internos. Empresas que atuavam de forma mais simplificada terão que fortalecer suas estruturas administrativas e adotar uma postura de compliance fiscal mais rigorosa. 

PREPARAÇÃO 

Para enfrentar essa nova realidade com segurança, Ítalo recomenda que as locadoras adotem uma estratégia de preparação que envolva: consultoria contábil especializada no setor; investimentos em tecnologia fiscal e integração de sistemas. “Será fundamental também realizar uma revisão contratual, para garantir que os contratos de locação estejam alinhados às novas exigências legais e contenham cláusulas que reflitam os impactos da tributação e garantam o equilibro financeiro”, explica. 

Além disso, recomenda-se treinamento de equipes administrativas e fiscais, bem como a apuração e levantamento de créditos tributários dos últimos cinco anos, por meio de uma consultoria especializada, que poderão ser compensados no novo regime, garantindo maior competitividade no período de transição. 

PROFISSIONALIZAÇÃO 

Para além da exigência legal, a obrigatoriedade da nota fiscal pode representar um salto na profissionalização do setor. “Essa mudança traz mais transparência, melhora o controle da operação e fortalece a imagem das locadoras diante de investidores e grandes clientes”, destaca Ítalo. “A tendência é que o setor se torne ainda mais atrativo e competitivo.” 

A emissão de nota fiscal, que passa a ser regra a partir de 2026, marca o início de uma nova etapa para o setor de aluguel de veículos — mais estruturada, mais exigente e também cheia de novas oportunidades.