Gestão de Processos e Tecnologia no Mundo das Locadoras de Veículos

Mais do que adotar novas ferramentas, melhorar a eficiência e a rentabilidade exige organizar pessoas, processos e tecnologia 

Sou Gercy Neto, CEO da Gtech Consult, especialista em Inteligência Artificial e transformação digital. Há mais de 17 anos trabalho com tecnologia aplicada aos negócios, apoiando empresas na melhoria de processos, integração de sistemas, automação e tomada de decisões. 

Durante essa trajetória, aprendi algo fundamental: transformação digital não começa pela compra de tecnologia. Ela começa pela análise das pessoas e dos processos. 

No mercado de locação de veículos leves e pesados, essa visão é ainda mais importante. São operações que envolvem manutenção, sinistros, multas, contratos, documentação, desativação, atendimento, gestão de frota, compras, comercial e financeiro. Quando essas áreas não estão conectadas, o desperdício aparece rapidamente. 

WhatsApp, e-mail e planilha não são processos 

WhatsApp, e-mail e planilhas fazem parte da rotina das empresas e continuarão sendo úteis. O problema começa quando essas ferramentas passam a ser o próprio processo. 

Se uma aprovação depende de alguém lembrar de responder uma mensagem, se uma informação importante está perdida em um grupo ou se apenas uma pessoa sabe qual planilha deve ser atualizada, não existe um processo estruturado. Existe uma rotina dependente da memória e da disponibilidade das pessoas. 

Enquanto a empresa é pequena, isso pode até parecer administrável. Conforme a operação cresce, aumentam os atrasos, os retrabalhos, as falhas de comunicação e os riscos financeiros. 

A empresa precisa saber onde cada atividade começa, quem é o responsável, quais informações são necessárias, quais aprovações devem acontecer e quando o processo pode ser considerado concluído. 

Antes de contratar tecnologia, olhe para dentro 

Existe hoje uma corrida por Inteligência Artificial, automações, integrações, dashboards e novos sistemas. Muitas empresas começam procurando uma ferramenta antes mesmo de entender o problema que precisam resolver. 

O primeiro passo deve ser olhar para as pessoas e para os processos, escutar a operação, os operadores não apenas a diretoria e alta gestão. 

Converse com quem executa as atividades no pátio, no atendimento, na manutenção, no comercial e no escritório. Identifique os gargalos, os controles paralelos, as tarefas repetitivas e os pontos em que a informação deixa de circular. 

Depois, verifique se a solução já existe dentro da própria empresa. 

Na prática, encontramos sistemas com módulos que nunca foram utilizados, funcionalidades abandonadas, integrações disponíveis que não foram ativadas e recursos contratados que ninguém conhece. 

Profissionais entram e saem, pessoas mudam de função e os procedimentos vão sendo adaptados. Com o tempo, falhas acabam sendo tratadas como parte normal da operação. 

Por isso, a sequência precisa ser simples: 

Existe dentro de casa? Use. 

Não existe? Procure no mercado. 

Não encontrou uma solução adequada? Desenvolva. 

Primeiro, aproveite melhor aquilo que a empresa já possui. Se o recurso não existir, avalie as soluções disponíveis no mercado, considerando custo, segurança, capacidade de integração, suporte e aderência à realidade da locadora. 

O desenvolvimento personalizado deve acontecer quando a necessidade não for atendida adequadamente pelos sistemas atuais nem pelas soluções disponíveis. 

Antes de colocar Inteligência Artificial em qualquer projeto, sempre faço uma pergunta: 

Como esse processo funcionaria sem IA? 

Se ninguém consegue explicar as etapas, as regras, as responsabilidades e o resultado esperado, o processo ainda não está pronto para ser automatizado. 

A Inteligência Artificial pode acelerar análises, reduzir tarefas manuais e apoiar decisões. Porém, ela não corrige sozinha um processo desorganizado. 

Tecnologia precisa participar das decisões 

Tecnologia deixou de ser apenas computador, servidor, internet e suporte técnico. Hoje ela também envolve dados, segurança da informação, integrações, automações, infraestrutura, continuidade do negócio, produtividade e estratégia. 

Por isso, a empresa precisa contar com alguém preparado para orientar essas decisões. 

Para muitas pequenas e médias locadoras, manter um CTO executivo em tempo integral, com remuneração que pode partir de R$ 20 mil mensais, não faz parte da realidade financeira. Uma alternativa é o modelo CTO as a Service, que permite contar com uma gestão tecnológica especializada de forma compatível com a estrutura da empresa. 

O trabalho não consiste apenas em indicar sistemas. É necessário avaliar o que deve ser mantido, integrado, substituído, automatizado ou desenvolvido. Também é preciso ter responsabilidade para apontar aquilo que a empresa não deve fazer. 

Evitar uma contratação inadequada, um projeto sem objetivo claro ou uma integração mal planejada também representa economia e resultado. 

O sistema precisa trabalhar para a locadora 

Cada locadora possui sua realidade. Existem operações de veículos leves, pesados, frotas terceirizadas, contratos corporativos, operações regionais e estruturas nacionais. 

Por isso, a empresa não deve trabalhar para alimentar um sistema que não acompanha sua rotina. É o sistema que precisa trabalhar para a empresa. 

A tecnologia deve organizar a operação sem eliminar aquilo que torna o negócio competitivo. O caminho é padronizar o que precisa de controle, segurança e governança, preservando as particularidades que geram valor para o cliente. 

Um sistema eficiente precisa entregar informação confiável, histórico, indicadores e condições para que os gestores tomem decisões melhores. 

Pessoas continuam sendo fundamentais 

Nenhuma transformação acontece apenas com a instalação de uma ferramenta. 

É preciso mapear o fluxo real, identificar gargalos, definir responsabilidades, padronizar atividades importantes e capacitar as equipes. 

Quem executa a atividade diariamente precisa participar da construção da solução. São essas pessoas que conhecem os desvios, as dificuldades e os detalhes que muitas vezes não aparecem nos relatórios. 

Depois de organizar essa base, a empresa estará preparada para integrar, automatizar e utilizar a tecnologia com mais segurança. 

Antes de contratar mais um sistema ou afirmar que determinada atividade precisa de Inteligência Artificial, olhe para dentro da operação. 

Muitas vezes, a solução que a locadora procura no mercado já está dentro de casa. O que falta é organizar pessoas, processos e tecnologia para que ela funcione de verdade. 

Na Gtech Consult, realizamos esse trabalho de forma presencial e consultiva. Vamos até a empresa, conhecemos sua operação e acompanhamos a rotina de quem está no pátio e no escritório. 

Mapeamos os gargalos entre as áreas, avaliamos o uso real dos sistemas contratados, identificamos desperdícios, estruturamos um planejamento tecnológico compatível com o orçamento e acompanhamos a implantação das melhorias junto às equipes. 

Nosso objetivo é fazer com que a tecnologia deixe de ser apenas uma despesa ou uma promessa e passe a gerar controle, produtividade, segurança e rentabilidade. 

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Gercy Assumpção Neto 

É mestrando em Inteligência Artificial pela UNIFESP, professor, palestrante e CEO e CTO da Gtech Consult. Possui mais de 16 anos de experiência em tecnologia, inovação e transformação digital, liderando projetos de inteligência artificial, desenvolvimento de softwares, automação de processos e gestão estratégica de tecnologia. Atua também como mentor e conselheiro de empresários e gestores.